Julkiset hankinnat, laskutus ja saatavien hallinta

Tällä kertaa tarjolla on käytännön vinkkejä liittyen laskutukseen. Pitkät maksuajat ja kassavirtojen viiveet saattavat syystäkin mietityttää, alan asiantuntija Kaisa Juopperi avaa asiaa tarkemmin.


Yrityksesi on osallistunut tarjouskilpailuun julkisesta hankinnasta ja voittanut sen. Hankintasopimus on solmittu, työtä tai toimituksia on tehty ja nyt on aika laskuttaa, hyvä juttu!

Julkisella sektorilla toimivan asiakkaan laskutukseen liittyy muutamia erityispiirteitä, joista on hyvä olla tietoinen varsinkin silloin, jos yritys on ensikertalaisena laskuttamassa julkista sektoria.

Sähköinen laskutus

Huhtikuun alusta lähtien yrityksillä ja julkisen sektorin hankintayksiköillä on ollut oikeus vaatia lasku verkkolaskuna. Julkinen sektori on kuitenkin suosinut verkkolaskua jo pitkään ennen lakimuutosta, ja usein se onkin ainoa tapa laskuttaa siellä toimivaa asiakasta.

Ellei yrityksesi ole aiemmin lähettänyt verkkolaskuja, kannattaa varmistaa hyvissä ajoin, että valmius verkkolaskujen lähettämiseen on olemassa. Tällöin pääset laskuttamaan heti kun laskutuksen aika on, eikä kassavirtoihin ei tule teknisten syiden vuoksi turhia viivästyksiä. Ellei käytössäsi vielä ole ratkaisua sähköiseen laskutukseen, voit käyttää esimerkiksi KTI:n maksutonta laskutusohjelmaa laskujen tekoon ja lähettämiseen.

Maksuehdot

Maksuehtolaki määrittää että maksuaika saa olla enintään 30 päivää tai hankintayksikön kyseessä ollessa enintään 60 päivää, jos siitä on erikseen sovittu ja se on sopimuksen erityispiirteiden vuoksi perusteltua. Maksuehdoista voi toki aina yrittää keskustella, mutta voi olla että ne on jo hankintailmoituksessa kerrottu, eikä neuvotteluvaraa ole. Oman kokemukseni perusteella julkisen sektorin maksuehdot harvoin ovatkaan lyhempiä kuin juuri tuon 30 päivää.

Entä jos kassa ei kestä vaadittuja maksuehtoja? Apu saattaa löytyä laskurahoituksesta/factoringista. Laskurahoitus toimii siten, että yritys saa laskusta rahan tilille heti, kun taas asiakas saa haluamansa, mahdollisesti pidemmän maksuajan. Tätä voi ennakoida tekemällä hyvissä ajoin laskurahoitussopimuksen. Ideaalitilanteessa mahdolliset rahoituskulut voi ottaa huomioon jo tarjousta tehdessä, eikä yrityksen tarvitse tinkiä omasta katteestaan pitkien maksuehtojen vuoksi. Myyntilaskut toimivat vakuutena, eikä rahoitukseen tarvita muita vakuuksia.

Maksuvalvonta ja erääntyneiden laskujen perintä

Julkisen sektorin toimijat ovat tyypillisesti ns. hyviä maksajia, mutta niidenkin kohdalla kannattaa varautua siihen, että suoritukset saattavat joskus viivästyä. Hankintayksiköitäkin siis saa, voi ja joskus täytyykin muistuttaa ja periä!

Jotta oma aikasi säästyy johonkin hyödyllisempään, laskun voi siirtää perintätoimiston hoidettavaksi jo heti eräpäivän jälkeen. Me KTI:llä lähetämme aina ensin maksumuistutuksen ellei toimeksiantaja ole sitä itse jo tehnyt – ja usein tämä riittää, eikä varsinaista maksuvaatimusta tarvitakaan. Palvelumme on toimeksiantajalle aina maksuton, ja pyrkimyksemme on toimia toimeksiantajan asiakaspalvelun jatkeena siten, että välit velalliseen pysyvät mahdollisimman hyvinä ja asiakassuhde voi jatkua viivästyksestä huolimatta ennallaan.

Rohkeasti mukaan julkisiin hankintoihin

Jos yrityksesi ei ole aiemmin osallistunut julkisiin hankintoihin ja uutena aluevaltauksena se tuntuu hankalalta ja kalliilta, niin laskutuksen ja saatavienhallinnan osalta kannattaa muistaa:

  • Ellei sähköinen laskutus ole vielä käytössä, siihen löytyy maksuton laskutusohjelma: https://app.ktilaskutus.fi/fi/sign-in
  • Laskurahoitus on hyvä vaihtoehto, jos maksuehdot ovat pitkiä tai haluat muuten parantaa maksuvalmiuttasi
  • KTI hoitaa muistukset ja perinnän ystävällisesti ja ratkaisuhakuisesti, ja toimeksiantajalle maksutta

Kaisa Juopperi toimii Account Managerina KTI Laskutus Oy:llä ja sparrailee mielellään kanssasi laskutukseen, laskurahoitukseen ja perintään liittyvissä asioissa.

+358 50 357 3532

kaisa.juopperi@ktilaskutus.fi

https://www.linkedin.com/in/kaisajuopperi/

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *