Alku aina hankalaa, mutta muutamat kynnykset voidaan höylätä sinulle matalammiksi, joten tässä lyhyt check list, minkä toimenpiteillä saat hommat käyntiin mahdollisimman helposti.
1. Tutustu markkinaan
Kaikki voi tuntua vaikealta jo yksinkertaisesti siitä syystä, ettet tiedä aiheesta juuri mitään. Pelkkä hankintalaki ei paljoakaan tarjoa apuja minkälaisia toimenpiteitä sinulta vaaditaan. Siispä tutustu markkinaan ja katso mitä sieltä löytyy. Avaa alkuun ainakin Hilma ja tee sinne hakuvahti. Selaile Hilmaa ja tee hakuja hakusanoilla, jotka liittyvät omaan toimialaasi. Näet melko nopeasti kuinka paljon oman alasi hankintoja on parhaillaan avoinna.
2. Tutustu hankintadokumentteihin
Kun olet löytänyt sopivan oman alasi hankinnan, tee tunnukset Tarjouspalveluun ja pääset tutustumaan hankintadokumentteihin tarkemmin. Kun menet Tarjouspalvelun etusivulle, näet palvelua käyttävät organisaatiot, joten voit käydä katselemassa suoraan vaikkapa tietyn potentiaalisen asiakkaan avoimena olevia hankintoja.
Hilman ilmoituksessa on yleensä suora linkki tarjouspalveluun, jossa eteesi aukeavat kyseisen hankinnan tarjouspyyntö ja yleensä myös sopimusluonnos. Samoin pääset näkemään mitä vähimmäisvaatimuksia palvelulle ja osallistuvalle yritykselle on asetettu.
3. Listaa vaatimukset
Teet itsellesi huikean palveluksen kun listaat, alkuun vaikka vain yhdestä, tarjouspyynnöstä itsellesi ylös mitä kaikkea sinulta vaaditaan. Näin saat kasattua itsellesi listan, joihin vastaamalla sinulle alkaa kertyä datapankki, jonka tietoja voit käyttää tulevissa tarjouksissasi siten, ettei pyörää tarvitse keksiä joka kerta uudelleen. Säästät valtavasti aikaa kun voit poimia suurimman osan tarvittavasta materiaalista suoraan kuhunkin tarjoukseen tarpeen mukaan.
Samalla näet myös jos jokin vaatimuksista ei omalta osaltasi täyty ja voit pohtia miten asia korjataan.
Mitä useammasta tarjouspyynnöstä materiaalia kertyy, sitä laajemmalla skaalalla olet valmis tekemään tarjouksia tehokkaasti. Varmista myös mitkä sisällöstäsi toimivat ja mitkä eivät ja tee muokkauksia tarpeen mukaan (jos esimerkiksi pisteytetään laatuna, huonot pisteet = tee isoja korjauksia/täydennyksiä). Tätä datapankkia voi olla viisasta myös sparrailla asiantuntijan kanssa.
4. Hanki tarvittavaa osaamista
Aivan kaikkea ei ole tarpeen osata alussa itse, joten voit joko kouluttautua, jotta kykenet toimimaan mahdollisimman itsenäisesti tai hankkia kumppanin, jonka kanssa voit sparrailla kunkin hankinnan osalta ja saada sitä kautta aina toisen näkemyksen ja mahdollisesti vinkkejä mitä asioita kannattaa painottaa kussakin tarjouksessa. Parhaass tapauksessa teet molemmat, kouluttaudut ja hankit partnerin sparraamaan.
Lue myös:
5. Varmista vaatimukset ja niiden riskit
Niin paljon kuin haluaisinkin sanoa, että lähde suoraan osallistumaan, niin tilanne vaatii kuitenkin tietynlaisen riskianalyysin.
Sekä sopimusluonnoksessa että sopimusehdoissa voi olla seikkoja, jotka on syytä käydä läpi ennen päätöstä tarjouksen jättämisestä. Riskienhallinnan näkökulmasta on viisasta katsoa esimerkiksi mitä mahdollisia sanktioita sopimuksessa on ja mikä ne laukaisee.
Tutustu yleisiin sopimusehtoihin täällä
6. Osallistu hankintaan
Kun riskianalyysi on tehty ja sinulla on kaikki edellytykset osallistumiseen, kannattaa ehdottomasti osallistua. Tekemällä lopulta opitaan ja saadaan samalla arvokasta palautetta kuinka oma tarjooma vertautuu kilpailijoiden vastaavaan. Minimissään saat tiedon muiden hintatasosta, josta voit jälleen tehdä jonkinlaista analyysiä.
Lue myös:
7. Kerää informaatio ja tee tarvittavat muutokset
Liian pitkälle meneviä päätelmiä pelkän hinnan osalta ei kuitenkaan kannata tehdä. Analyysiin voi olla myös viisasta pyytää apua jos koet ongelmalliseksi hahmottaa mitä seikkoja informaatiosta kannattaa erityisesti noteerata.
Mitä enemmän saat informaatiota markkinasta ja palautetta omista tarjouksistasi, sitä paremmin voit muokata joko omaa palveluasi, lisätä puuttuvia palasia tarjoukseesi tai viilata omaa hinnoitteluasi optimaaliseen suuntaan.
Tämä prosessi on jatkuva osa tätä työtä, kuten kaikessa muussakin markkinaan liittyvässä analyysissä.
8. Ole aktiivinen myyntityössä
Voit saada ensimmäiset kaupat hyvinkin suoraan jättämällä tarjouksen avoimeen hankintaan. Tämän varaan ei kuitenkaan voi menestystä laskea, vaan sinulta vaaditaan aktiivista myyntityötä aivan samalla tavalla kuin yksityisessäkin markkinassa.
9. Laita materiaalit kuntoon
Oletettavasti sinulla on erilaiset myyntimateriaalit jo valmiina. Tähän puoleen kannattaa kuitenkin panostaa edelleen. Lähtökohtaisesti kukaan ei tunne sinua tai yritystäsi, joten haluat varmasti käyttää saamasi mahdollisuuden hyväksi ja jättää ammattimaisen vaikutelman. Jälleen kerran, jos et itse ole luova hahmo, pyydä apua, jotta materiaali on sisällön ja myös visuaalisen puolen osalta kunnossa.
10. Pyydä apua
Jos jokin kohta tuntuu vaikealta, ota rohkeasti yhteyttä, niin autan mielelläni.
Kertaus:
- Tutustu markkinaan
- Tutustu hankintadokumentteihin
- Listaa vaatimukset
- Hanki tarvittavaa osaamista
- Varmista vaatimukset ja niiden riskit
- Osallistu hankintaa
- Kerää informaatio ja tee tarvittavat muutokset
- Ole aktiivinen myyntityössä
- Laita materiaalit kuntoon
- Pyydä apua
Mistä apua?
Aivan aluksi suosittelen sinun lataavan alta ilmaisen opaan avuksesi. Saat paremman kuvan mistä on kysymys ja voit arvioida tarkemmin miten sinä tästä markkinasta hyödyt. Uutiskirjeessä jaan myös seikkaperäisempiä vinkkejä hankintoihin liittyen, joten se kannattaa myös tilata.