Vinkit hankintayksiköille: hankintojen johtaminen

Suomen julkisten hankintojen tilannekuvassa annetaan käytännön vinkkejä niin hankintayksiköille kuin palveluntarjoajillekin. Alla poimintana vinkit hankintayksiköille koskien hankintojen johtamista.

On huomionarvoista, että vain kolmanneksella hankintayksiköistä on strategian toteuttamissuunnitelma.

Mitä sitten voidaan tehdä toisin:

1. Hankintayksiköt laativat organisaatiostrategian toteuttamista
tukevat hankintastrategiset linjaukset tai hankintastrategian

Hankintojen strategisella johtamisella hyödynnetään julkisten hankintojen
potentiaali paitsi organisaation omien tavoitteiden saavuttamisessa, myös
ekologisen, sosiaalisen ja taloudellisen kestävyyden sekä innovaatioiden
edistämisessä. Tunnistetaan hankintojen strateginen vaikuttavuuspotentiaali ja laaditaan suunnitelma strategisten linjausten toimeenpanolle.

2. Hankintoja tehdään suunnitelmallisesti
Hankintojen suunnittelun tulisi olla osa organisaation toiminnan ja
talouden suunnitteluprosesseja. Suunnittelun avulla myös resurssien
käyttö voidaan ennakoida ja optimoida.

3. Organisaation hankintoja analysoidaan
Kehittämisen lähtökohta on tieto nykytilasta. Hyvä volyymikartoitus, esim.
ostolasku- ja tilaustiedoista, havainnollistaa, mitä hankitaan, minkälaisilta
toimittajilta, mihin yksiköihin, mihin tarpeisiin ja millä hinnoilla. Tärkeä osa
analyysiä on kokonaiskuvan saaminen rahavirroista ja niiden suhteista.

4. Hankintayksiköt asettavat hankinnoille ja hankintatoimelle
tavoitteet ja mittarit

Arvioinnin ja mittaamisen avulla pystytään johtamaan niin kokonaisuutta
kuin yksittäistä hankintaakin. Valtion kaikissa kirjanpitoyksiköissä otetaan
käyttöön valtionhallinnon yhteiset hankintojen mittarit.

5. Hankintaprosessia digitalisoidaan
Työvaiheiden digitalisoinnin tarkoituksena on vähentää niihin käytettyä
työmäärää ja virheitä. Manuaalitehtävistä säästyvä työaika voidaan käyttää
esim. hankintojen suunnitteluun ja toimittajasuhteiden hallintaan.

6. Hankintayksiköt panostavat sopimusten johtamiseen ja
toimittajayhteistyöhön

Hankintojen johtamisessa tulee kiinnittää huomiota sopimushallintaan
ja toimittajien kanssa tehtävään yhteistyöhön. Sopimushallinta on osa
organisaation riskienhallintaa ja sen vuoksi sitä tulee johtaa keskitetysti.


Lista on mielestäni erittäin hyvä. Painotan vielä erityisesti kohtaa 6, koska sillä on erittäin suuri merkitys saatavien tarjousten määrään ja laatuun.

Mikäli mitään ei muuteta, on suuri riski, että tämä todellisuus muuttuu vallitsevaksi ja se ei ole yhdenkään hankintayksikön etu:

Mikäli jokin kohdista jäi askarruttamaan tai kaipaat vinkkejä miten niitä voidaan viedä käytäntöön, autan mielelläni. Yhteystiedot löytyvät täältä

Lähde: Suomen julkisten hankintojen tilannekuva

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *